社内メールは全て監視されている | プライベート空間と勘違いしていませんか？

全てが記録されている可能性も

会社メールは監視されている

　職種に関係なく、従業員一人ひとりに専用のメールアドレスを与えている企業は非常に多いです。この記事を読んでいる貴方も、きっと「会社メール」を日常の業務の中で使っているのでしょう。

　こうした「会社メール」ですが、実は特別なソフトを使わずとも会社の「ネットワーク管理者」の人が、やり取りしているメールを見ることが簡単に出来ます。

　だからといって「情シス」の人が日常的に皆のメールを覗き見しているということは無いと思いますが、人事部や内部統制担当者がネットワーク管理者に指示をして、メールの内容を確認している可能性は大いにあります。

　したがって、会社の規則や社会常識に反するような内容を会社メールでやり取りすることは、絶対に控えた方がいいです。

　とはいえ、日常的に膨大な数のメールを監視するにはそれなりのマンパワーが必要なわけで、全てのメールを監視し続けるというのは現実的ではありません。何か問題が起こった時に、過去に送受信したメールを調べられる可能性がある、と頭の片隅に置いておいてください。

　家族あて、恋人宛てのメールを送信するのはもちろんやめましょう。はっきり社内規定で「私用メール禁止」と定められていなくても、決して黙認されているわけではありません。

　あなたが何日の何時に誰にどんなメールを送ったかは全て見られている可能性があります。
　会社から支給されたアドレスで私用メールを送信したのですから、プライバシーなど主張する権利はありません。

　私用メールは携帯電話や自分のPC用メールから送りましょう。

　会社と社員の間で、業務上得た情報を他に漏らさない、口外しないという守秘義務契約を交わしている所は多くあります。

　例えば進行中の部外秘プロジェクトの場合、同じ社員であっても関係者でない相手にその内容について話してしまうと、厳密には契約違反に当たります。情報を漏らすのはもちろん、個人的なお誘いなどもこのメールを通じて行うべきではありません。

　社員同士のメールだからと言って、ノーチェックでスルーされる訳ではないのです。

　会社内のデータを自宅に持ち帰るのは厳禁、または面倒な手続きを踏まないと持ち出せない、という会社は多いですね。顧客データや社内の機密データの漏えいを危惧するなら当然の処置です。

　そこでよく聞くのが、

「会社から自分のPC宛にメールを送っておく」というやり方ですが、もちろんこれもバレています。

　メールの内容だけでなく、添付ファイルの名前、コピー元、日時、そして添付ファイルそのものを管理者側で閲覧することは簡単なことです。もし、添付ファイルを使った「データ持ち出し」が禁止されているのであれば、絶対にやめた方がいいです。